Tus correos llegan a spam.

La respuesta corta

Si los correos que mandas con la dirección de tu empresa acaban en la carpeta de spam de tus clientes, casi siempre es el dominio. Le faltan los registros que dicen quién puede enviar en su nombre (SPF, DKIM y DMARC) o están mal puestos. Sin ellos Gmail y Outlook no pueden comprobar que el correo es tuyo y lo tratan como sospechoso. Se arregla en el DNS del dominio, no cambiando de programa de correo. Y cada presupuesto que se queda en spam es un cliente que cree que no le has contestado.

Por qué pasa

• Faltan SPF, DKIM o DMARC, o están mal. Es la causa más común. A veces hay dos registros SPF y ninguno vale. Otras el SPF no incluye el servicio que de verdad envía.
• Más de un servicio envía con tu dominio. El correo de la oficina, el formulario de la web, el programa de facturas y el de boletines. Cada uno tiene que estar autorizado. El que no lo está, llega a spam o no llega.
• Envías desde Gmail con la dirección de la empresa. Si escribes desde una cuenta de Gmail con la dirección de tu empresa, o usas Google Workspace sin los registros puestos, el correo sale por los servidores de Google y tu dominio no los ha autorizado. Para quien lo recibe parece una suplantación.
• El dominio es nuevo. Un dominio recién registrado no tiene historial. Si empieza mandando muchos correos de golpe, los filtros desconfían.
• El servidor está en una lista negra. En un hosting compartido, otra web del mismo servidor puede haber enviado spam. La lista negra castiga a todas.
• Alguien envía spam en tu nombre. Sin DMARC, cualquiera puede poner tu dirección como remitente. Si eso pasa mucho, tu dominio pierde reputación.

Lo que puedes comprobar tú

• Mándate un correo desde la cuenta de tu empresa a una cuenta de Gmail. Ábrelo, pulsa los tres puntos junto a responder y elige «Mostrar original». Arriba sale el resultado de SPF, DKIM y DMARC. Tienen que decir PASS los tres.
• En las cabeceras completas, busca la línea «Authentication-Results». Lo que quieres ver es «spf=pass», «dkim=pass» y «dmarc=pass». Un «fail», un «softfail» o un «none» dice cuál falta. Google explica cómo ver las cabeceras en Rastrear un correo mediante su cabecera completa.
• Usa una herramienta de prueba de entregabilidad como mail-tester.com. Te da una dirección, le mandas un correo normal de los que envías y te dice qué falla, incluido si el servidor está en una lista negra.
• Haz la lista de todo lo que envía correo con tu dominio: la oficina, la web, las facturas, los boletines y las reservas. Es lo primero que hace falta para arreglarlo.

Lo que piden Google y Microsoft

Google lo publica en sus Directrices para remitentes de correos. A todos los remitentes les pide SPF o DKIM, conexión cifrada y una tasa de spam baja. A los que envían más de 5.000 correos al día a cuentas de Gmail les pide además DMARC, que la dirección del remitente coincida con el dominio que pasa SPF o DKIM y baja con un clic en los boletines. Microsoft explica en Funcionamiento de la autenticación de correo electrónico en Microsoft 365 que SPF, DKIM y DMARC funcionan juntos y que con menos de los tres la protección se queda corta. Un negocio pequeño no llega a 5.000 correos al día, pero tener los tres bien puestos es lo que evita que lo confundan con un suplantador.

Lo que no conviene hacer

• No añadas un segundo registro SPF. Solo vale uno por dominio. Si hay dos, fallan los dos. Lo que se hace es juntar todos los servicios en el mismo.
• No pongas DMARC en «rechazar» el primer día. Si queda algún servicio sin autorizar, sus correos dejan de llegar. Se empieza vigilando, se leen los informes y se endurece cuando todo pasa.
• No cambies de proveedor de correo a ciegas. Si el problema está en el DNS, el correo nuevo llega a spam igual. Y si te mudas de hosting, mira antes cómo cambiar de hosting sin perder los correos.
• No mandes cientos de correos de golpe desde un dominio nuevo. Ni a listas compradas. Es la forma más rápida de acabar en una lista negra.
• No pagues a quien garantiza la bandeja de entrada. El filtro lo decide quien recibe. Lo que se puede hacer es dejar el dominio como piden Google y Microsoft.

Cuándo hace falta alguien

Si no sabes quién gestiona el DNS del dominio, si envían con tu dominio varios servicios distintos o si la prueba dice que estás en una lista negra, compensa que lo mire alguien que lo haga a menudo. Un registro mal escrito puede dejar de golpe sin correo a toda la empresa.

Cómo se arregla en Vaseia

• Se hace la lista de todo lo que envía con tu dominio y desde dónde.
• Un solo registro SPF con todos los servicios, la firma DKIM en cada uno y DMARC empezando en modo vigilancia.
• Se comprueba con correos reales a Gmail y a Outlook que pasan SPF, DKIM y DMARC.
• Se leen los informes de DMARC unas semanas y se endurece cuando no queda nada sin autorizar.
• Es lo mismo que lleva el dominio de esta web, que envía con SPF, DKIM y DMARC.

Si lo que no llega son los mensajes del formulario de tu web, mira también por qué los formularios no llegan. Y si alguien manda spam desde tu dominio y la web hace cosas raras, puede que te hayan hackeado la web.

Si no quieres pelearte con esto

Cuéntame cuál es tu dominio, con qué mandas el correo y a quién le llega a spam. Te digo qué falla y qué hace falta, con precio cerrado antes de empezar. Lo que no puedo prometer es que ningún correo vuelva a caer nunca en spam. El filtro es de quien recibe.

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