Ihre E-Mails landen im Spam.

Die kurze Antwort

Wenn die E-Mails, die Sie mit der Adresse Ihres Unternehmens verschicken, bei Ihren Kunden im Spam-Ordner landen, liegt es fast immer an der Domain. Ihr fehlen die Einträge, die festlegen, wer in ihrem Namen senden darf (SPF, DKIM und DMARC), oder sie sind falsch gesetzt. Ohne sie können Gmail und Outlook nicht prüfen, ob die E-Mail wirklich von Ihnen stammt, und behandeln sie als verdächtig. Behoben wird das im DNS der Domain, nicht mit einem anderen E-Mail-Programm. Und jedes Angebot, das im Spam liegen bleibt, ist ein Kunde, der glaubt, dass Sie ihm nicht geantwortet haben.

Warum das passiert

• SPF, DKIM oder DMARC fehlen oder sind falsch. Das ist die häufigste Ursache. Manchmal gibt es zwei SPF-Einträge, und keiner gilt. Manchmal enthält der SPF-Eintrag nicht den Dienst, der tatsächlich sendet.
• Mehr als ein Dienst sendet mit Ihrer Domain. Das Postfach im Büro, das Formular der Website, das Rechnungsprogramm und das Newsletter-Tool. Jeder dieser Dienste muss autorisiert sein. Was nicht autorisiert ist, landet im Spam oder kommt gar nicht an.
• Sie senden über Gmail mit der Firmenadresse. Wenn Sie aus einem Gmail-Konto mit der Adresse Ihres Unternehmens schreiben oder Google Workspace ohne die nötigen Einträge nutzen, läuft die E-Mail über die Server von Google, und Ihre Domain hat diese nicht autorisiert. Für den Empfänger sieht das nach Absenderfälschung aus.
• Die Domain ist neu. Eine frisch registrierte Domain hat keine Vorgeschichte. Wenn sie gleich viele E-Mails auf einmal verschickt, werden die Filter misstrauisch.
• Der Server steht auf einer Blacklist. Bei einem Shared Hosting kann eine andere Website auf demselben Server Spam verschickt haben. Die Blacklist trifft alle.
• Jemand verschickt Spam in Ihrem Namen. Ohne DMARC kann jeder Ihre Adresse als Absender eintragen. Passiert das oft, leidet der Ruf Ihrer Domain.

Was Sie selbst prüfen können

• Schicken Sie sich vom Konto Ihres Unternehmens eine E-Mail an ein Gmail-Konto. Öffnen Sie sie, klicken Sie neben „Antworten“ auf die drei Punkte und wählen Sie „Original anzeigen“. Oben steht das Ergebnis für SPF, DKIM und DMARC. Bei allen drei muss PASS stehen.
• Suchen Sie im vollständigen Header die Zeile „Authentication-Results“. Dort sollten „spf=pass“, „dkim=pass“ und „dmarc=pass“ stehen. Ein „fail“, „softfail“ oder „none“ zeigt, was fehlt. Wie Sie den Header aufrufen, erklärt Google unter „Vollständigen E-Mail-Header lesen“.
• Nutzen Sie ein Testwerkzeug für die Zustellbarkeit wie mail-tester.com. Sie erhalten eine Adresse, schicken eine ganz normale E-Mail dorthin, wie Sie sie sonst auch verschicken, und sehen, was nicht stimmt, auch ob der Server auf einer Blacklist steht.
• Schreiben Sie auf, was alles E-Mails mit Ihrer Domain verschickt: das Büro, die Website, die Rechnungen, die Newsletter und die Buchungen. Diese Liste ist der erste Schritt zur Lösung.

Was Google und Microsoft verlangen

Google veröffentlicht das in seinen Richtlinien für E-Mail-Absender. Von allen Absendern verlangt Google SPF oder DKIM, eine verschlüsselte Verbindung und eine niedrige Spamrate. Wer mehr als 5.000 E-Mails pro Tag an Gmail-Konten verschickt, braucht zusätzlich DMARC, eine Absenderadresse, die zur Domain passt, die SPF oder DKIM besteht, und bei Newslettern eine Abmeldung mit einem Klick. Microsoft erklärt in „Funktionsweise der E-Mail-Authentifizierung in Microsoft 365“, dass SPF, DKIM und DMARC zusammenwirken und der Schutz unvollständig bleibt, wenn einer der drei fehlt. Ein kleines Unternehmen kommt nicht auf 5.000 E-Mails pro Tag. Aber wenn alle drei sauber eingerichtet sind, verwechselt man Sie nicht mit jemandem, der Absender fälscht.

Was Sie besser nicht tun

• Legen Sie keinen zweiten SPF-Eintrag an. Pro Domain gilt nur einer. Gibt es zwei, scheitern beide. Stattdessen kommen alle Dienste in denselben Eintrag.
• Stellen Sie DMARC nicht am ersten Tag auf „ablehnen“. Ist noch ein Dienst nicht autorisiert, kommen seine E-Mails nicht mehr an. Man beginnt mit reiner Überwachung, liest die Berichte und verschärft die Regel, sobald alles besteht.
• Wechseln Sie nicht blind den E-Mail-Anbieter. Liegt das Problem im DNS, landen auch die E-Mails des neuen Anbieters im Spam. Und wenn Sie das Hosting wechseln, lesen Sie vorher, wie Sie das Hosting wechseln, ohne Ihre E-Mails zu verlieren.
• Verschicken Sie von einer neuen Domain nicht Hunderte E-Mails auf einmal. Auch nicht an gekaufte Listen. So landet man am schnellsten auf einer Blacklist.
• Bezahlen Sie niemanden, der Ihnen den Posteingang garantiert. Über den Filter entscheidet der Empfänger. Was sich tun lässt: die Domain so einrichten, wie Google und Microsoft es verlangen.

Wann Sie jemanden brauchen

Wenn Sie nicht wissen, wer das DNS Ihrer Domain verwaltet, wenn mehrere verschiedene Dienste mit Ihrer Domain senden oder wenn der Test zeigt, dass Sie auf einer Blacklist stehen, lohnt es sich, dass sich das jemand ansieht, der das oft macht. Ein falsch geschriebener Eintrag kann von einem Moment auf den anderen im ganzen Unternehmen den E-Mail-Verkehr lahmlegen.

So löse ich das bei Vaseia

• Ich liste alles auf, was mit Ihrer Domain sendet, und von wo.
• Ein einziger SPF-Eintrag mit allen Diensten, die DKIM-Signatur für jeden davon und DMARC, das im Überwachungsmodus beginnt.
• Ich prüfe mit echten E-Mails an Gmail und Outlook, dass SPF, DKIM und DMARC bestanden werden.
• Ich lese einige Wochen lang die DMARC-Berichte und verschärfe die Regel, sobald nichts mehr ohne Autorisierung sendet.
• Genau so ist die Domain dieser Website eingerichtet: Sie sendet mit SPF, DKIM und DMARC.

Wenn die Nachrichten aus dem Formular Ihrer Website nicht ankommen, lesen Sie auch, warum Kontaktformulare nicht ankommen. Und wenn jemand Spam von Ihrer Domain verschickt und die Website sich seltsam verhält, wurde sie vielleicht gehackt.

Wenn Sie sich damit nicht herumschlagen wollen

Nennen Sie mir Ihre Domain, womit Sie Ihre E-Mails verschicken und bei wem sie im Spam landen. Ich sage Ihnen, woran es liegt und was nötig ist, und nenne Ihnen vor Beginn einen Festpreis. Was ich nicht versprechen kann: dass nie wieder eine E-Mail im Spam landet. Über den Filter entscheidet der Empfänger. Ich arbeite aus der Ferne mit Unternehmen außerhalb Spaniens, auf Deutsch. Ich konkurriere nicht über den Preis, sondern über Qualität und Tempo.

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